7 Những sai sót phổ biến khi quản lý kho nhà hàng

Quản lý kho hàng là một trong những thách thức lớn nhất mà các chủ nhà hàng và doanh nghiệp trong lĩnh vực F&B (Thực phẩm và Đồ uống) phải đối mặt. Nguồn cung cấp thực phẩm chính là yếu tố quyết định đến chất lượng món ăn, tuy nhiên, quy trình quản lý kho thường không được thực hiện đúng cách và dễ gặp phải những sai lầm. Bài viết này sẽ chỉ ra những lỗi thường gặp nhưng lại hay bị xem nhẹ trong công tác quản lý kho nhà hàng.

Bỏ qua việc kiểm soát chất lượng nguyên liệu từ nhà cung cấp Sai lầm phổ biến đầu tiên là việc không kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng nguyên liệu đầu vào. Nhiều chủ nhà hàng, do chủ quan khi nhập hàng từ đối tác quen thuộc hoặc do cần gấp nguyên liệu để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, thường bỏ qua khâu kiểm định này. Việc không kiểm soát chất lượng đầu vào có thể dẫn đến nhiều tổn thất như: chi phí phát sinh do phải nhập thêm hàng mới, chất lượng thành phẩm không được đảm bảo, và giá trị nguyên liệu nhận được không tương xứng với số tiền đã chi trả

Nguyên liệu không được nhập kho kịp thời sau khi mua về Khi nguyên liệu mới được giao đến, nếu người quản lý không tiến hành thủ tục nhập kho ngay lập tức, việc theo dõi và kiểm soát sẽ trở nên phức tạp hơn. Hơn nữa, đặc thù của nguyên liệu nhà hàng là có thời gian sử dụng ngắn, việc chậm trễ nhập kho có thể gây hư hỏng, dẫn đến thất thoát cho nhà hàng. Sự chậm trễ này còn gây ra các vấn đề khác như: chênh lệch giữa số liệu tồn kho thực tế và trên sổ sách, làm gián đoạn quy trình đặt hàng và cung ứng, thiếu hụt nguyên liệu phục vụ kinh doanh, và cuối cùng là sụt giảm doanh thu cũng như lợi nhuận.

Không có sự thống nhất về đơn vị tính giữa kho và nhà cung cấp Sự khác biệt trong đơn vị tính của nguyên liệu khi quản lý nội bộ và khi nhập từ nhà cung cấp tạo ra nhiều rào cản trong quá trình nhập và kiểm kê kho. Điều này dễ dẫn đến sai lệch số liệu, từ số lượng cho đến giá vốn khi nhập và xuất kho.

Thiếu sót trong việc xây dựng định mức nguyên vật liệu Việc không có công thức và định mức cụ thể cho từng món ăn, thức uống khiến nhân viên chế biến theo cảm tính. Tình trạng này không chỉ làm cho chất lượng món ăn không đồng đều mà còn gây hao hụt nguyên liệu. Chủ nhà hàng cũng không thể xác định chính xác giá thành sản phẩm. Thêm vào đó, một số nhân viên có thể lợi dụng kẽ hở này để biển thủ nguyên vật liệu cho mục đích cá nhân. Lâu dài, điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng, làm tăng chi phí nguyên vật liệu mà không rõ nguyên nhân, dẫn đến tình trạng kinh doanh không có lãi dù chi phí bỏ ra nhiều.

Kiểm soát không tốt khâu sơ chế nguyên liệu Trong ngành F&B, nguyên liệu thô thường phải qua công đoạn sơ chế trước khi được chế biến thành món ăn. Nhiều nhà hàng thường xem nhẹ việc kiểm soát giai đoạn này, dẫn đến tỷ lệ hao hụt nguyên liệu cao. Bên cạnh đó, việc không theo dõi lượng nguyên liệu còn lại sau sơ chế cũng ảnh hưởng đến độ chính xác khi định lượng cho món ăn, và gây khó khăn cho chủ quán trong việc phát hiện chênh lệch khi kiểm kê.

Không thực hiện kiểm kê hàng hóa một cách thường xuyên Kiểm kê kho định kỳ giúp nhà hàng nắm bắt được tình hình sử dụng nguyên vật liệu và sớm phát hiện các sai sót để có biện pháp khắc phục kịp thời. Tuy nhiên, không ít nhà hàng lại cho rằng công việc này không quan trọng và tốn thời gian, dẫn đến số liệu kho không chính xác và thiếu sự kiểm soát chặt chẽ. Việc kiểm kê thường xuyên không chỉ giúp giảm thiểu chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách mà còn giúp chủ kinh doanh xác định được những nguyên liệu sắp hết hạn sử dụng để lên kế hoạch sử dụng hợp lý, tránh hư hỏng và lãng phí. Đồng thời, nó cũng giúp chủ nhà hàng biết chính xác lượng hàng tồn kho để có kế hoạch nhập hàng kịp thời, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Áp dụng phương pháp quản lý kho thủ công Đây là cách quản lý kho phổ biến tại các nhà hàng hoạt động theo mô hình truyền thống. Công việc quản lý thường được ghi chép bằng sổ sách, hoặc một số nơi có thể nhập liệu vào Excel sau đó. Phương pháp này vừa tốn thời gian, vừa dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn. Đối với các nhà hàng quy mô rất nhỏ, phục vụ ít món, chủ quán có thể quản lý bằng cách ghi nhớ và ghi chép. Tuy nhiên, với kho hàng có hàng chục, thậm chí hàng trăm loại mặt hàng khác nhau, việc kiểm soát thủ công là bất khả thi. Chủ quán sẽ không thể nắm rõ lượng nguyên liệu còn lại, cũng như không phát hiện được tình trạng thất thoát hàng hóa.

Tóm lại Những sai sót tưởng chừng nhỏ nhặt trong quản lý kho nhà hàng, nếu kéo dài, sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Các chủ nhà hàng cần xem xét kỹ lưỡng và tăng cường kiểm soát chặt chẽ khâu quản lý kho để tránh những sai lầm không đáng có này.